SARANA SIMPAN DAN TEMU KEMBALI DOKUMEN INFORMASI

SARANA SIMPAN DAN TEMU KEMBALI DOKUMEN/INFORMASI

Sistem simpan dan temu kembali informasi (SSTKI) atau information storage and retrieval system (ISRS) sangat beragam sesuai dengan teknologi yang digunakan apakah kartu katalog atau pangkalan data berbasis komputer. Temu kembali informasi pada dasarnya ialah penemuan kembali dokumen dari koleksi tertentu yang relevan dengan suatu permintaan. informasi yang terdapat dalam dokumen dalam batas-batas tertentu cocok dengan informasi yang dikehendaki.

    Di perpustakaan untuk mempermudah temu kembali informasi ialah dengan mengadakan kegiatan (proses) pengatalogan. Pengatalogan meliputi pengatalogan Deskriptif dan Pengatalogan Subjek.

A.    SUSUNAN KOLEKSI DOKUMEN DAN KATALOG PERPUSTAKAAN

Kelebihan katalog:

1.      Katalog memungkinkan pendekatan berganda.

2.      Di dalam katalog, semua dokumen yang termasuk suatu kelas akan selalu terdapat dalam kelas itu meskipun dokumennya untuk sementara tidak ada di perpustakaan karena sedang dipinjam.

3.      Semua dokumen yang termasuk suatu kelas akan terkelompok pada satu tempat di dalam katalog, meskipun penempatan dokumen-dokumennya dalam rak tidak demikian.

B.     SUSUNAN DOKUMEN

Sistem penempatan atau susunan dokumen di rak, yaitu:

1.      Penempatan tetap (fixed location/order)

2.      Penempatan relativ (relative location/order)

Kelebihan susunan dokumen sebagai sarana temu kembali:

1.      langsung (tanpa perantara).

2.      Memungkinkan “browsing”

Kekurangan susunan dokumen sebagai sarana temu kembali:

1.      Pendekatan tunggal, yaitu hanya ditempatkan di suatu tempat saja.

2.      Susunan terputus (broken order), yaitu dokumen tidak tersusun dalam satu urutan meskipun subjeknya sama.

C.     SISTEM KATALOG PERPUSTAKAAN

Dua sistem katalog, yaitu:

1.      Berabjad  (alphabetical) dengan komponen:

a.       Jajaran pengarang/judul berabjad   (b) Jajaran subjek berabjad.

2.      Berkelas (classified) dengan komponen:

(a)    Jajaran pengarang/judul berabjad   (b) Jajaran subjek berkelas (c) jajaran subjek berkelas.

Format/bentuk penyajian katalog:

1.      Katalog kartu (card catalog).

2.      Katalog berkas (sheet catalog).

3.      Katalog tercetak (printed/book catalog).

4.      Katalog COM (Computer Output Microform)

5.      Katalog on-line/OPAC (online public access catalog)

Kriteria untuk menilai format/bentuk catalog:

1.      Lentur/flexible.

2.      Ringkas, hemat dalam hal tempat.

3.      Akses langsung.

4.      Dapat dibawa-bawa (portable).

5.      Tersedia lebih dari satu kopi.

6.      Dapat diperbanyak dengan mudah, murah, cepat.

7.      Ekonomis.

8.      Dapat digunakan bersama dengan bibliografi-bibliografi dan indeks-indeks.

D.    KOMBINASI SARANA TEMU KEMBALI

Contoh beberapa kemungkinan:

1.      system katalog berabjad dan penempatan relative.

2.      Sistem katalog berkelas dan penempatan relative atau dengan penempatan tetap.

3.      Sistem pelayanan tertutup, penempatan tetap dan katalog berabjad.

1.      Shelflist atau daftar pengerakan

Fungsi daftar pengerakan:

a.       Memantau lokasi dokumen.

b.      Kendali untuk nomor panggil.

c.       Saran untuk inventarisasi atau stock opname.

d.      Pemantau keseimbangan koleksi bila susunan koleksi berkelas.

2.      Temu kembali informasi

Menurut Lancaster yang dikutip Salton (2002: 3) sistem temu kembali informasi terdiri dari 6 subsistem, yaitu:

a.       Subsistem dokumen.

b.      Subsistem pengindeksan.

c.       Subsistem kosakata.

d.      Subsistem pencarian.

e.       Subsistem antarmuka pengguna sistem.

f.       Subsistem penyesuaian.

3.      Temu kembali informasi bibliografi terpasang

Kemudahan menggunakan sistem temu kembali bibliografi terpasang, Houghton (1977:430) menyatakan sebagai berikut:

a.       Waktu yang diperlukan sedikit.

b.      Hasil penelusuran yang ditampilkan dalam bentuk baku/tetap.

c.       Masalah lokasi geografi atau tempat dapat teratasi.

d.      Memungkinkan akses lebih banyak user/pengguna.

e.       Penelusuran bibliografi terpasang memungkinkan mendapat sitasi/ sitiran yang lebih banyak.

E.     BAHASA PENELUSURAN

1.      Bahasa alamiah, berasal dari setiap istilah yang ada pada field judul.

2.      Bahasa terkontrol, berasal dari istilah khusus yang berasal dari field subjek.

F.      EFEKTIVITAS SISTEM TEMU KEMBALI INFORMASI

Lancaster (1980 :140 ) menyatakan bahwa efektifitas dari suatu sistem temu kembali informasi adalah kemampuan  dari sistem itu untuk memanggil berbagai dokumen dari suatu basis data sesuai dengan permintaan pengguna. Ada dua hal penting yang biasanya digunakan dalam mengukur kemampuan suatu sistem temu kembali informasi, yaitu rasio atau perbandingan dari perolehan (recall) dan ketepatan (precicion).

G.    KATALOG TERPASANG DAN KATALOG INDUK TERPASANG

Katalog terpasang merupakan katalog perpustakaan yang memuat informasi data bibliografi berbasis komputer ,  dimana data disimpan pada suatu web server sehingga data tersebut bisa diakses langsung  secara terpasang dari komputer terminal (workstation) baik lokal maupun global.

     Katalog induk terpasang merupakan katalog gabungan dari beberapa perpustakaan unit/anggota berbasis komputer dan bisa diakses secara langsung terpasang dari komputer terminal (workstation) baik akses lokal maupun akses global (internet).